PROCESOS

En el emocionante y ajetreado mundo empresarial, la palabra «proceso» se pronuncia a diario.
Pero, ¿Qué significa realmente este término?
La raíz etimológica de «proceso» se remonta al latín, donde «PROCESSUS» significa «avance y progreso». Sin embargo, los procesos son mucho más que simples secuencias de acciones.
Para la ISO 9001:2015 , un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en elementos de salida.
Entonces, un proceso es el conjunto de actividades planificadas que implican la participación de personas y recursos para conseguir un objetivo.
La misión de un proceso es sencilla pero fundamental: un conjunto de actividades interconectadas que, a partir de uno o más insumos, los transforma en un resultado con valor agregado.
Para entender un proceso, es fundamental identificar las siguientes características:

  1. Poseen un principio y un fin claramente establecidos, y transforman entradas
    en salidas generando productos o servicios.
  2. Siguen una secuencia lógica de actividades, y pueden repetirse de manera
    sistemática.
  3. Se controlan, y pueden estabilizarse para alcanzar los resultados esperados.
  4. Se evalúan para mejorarlos
Por otra parte, los procesos se dividen en categorías de acuerdo a su función: 
 
  • Procesos Estratégicos: Van a definir la dirección de la organización, es decir, son los que van a ayudar a que la organización alcance sus objetivos; dentro de estos procesos se incluye: la planeación estratégica, establecimiento de políticas, objetivos e indicadores, identificación de riesgos y oportunidades, y la asignación de recursos.
  • Procesos Operativos: Son aquellos que llevan a cabo las actividades diarias de la organización, como los procesos orientados al cliente, el diseño y desarrollo, fabricación del producto y/o prestación del servicio. 
  • Procesos de Soporte: Este tipo de procesos, dan apoyo a los estratégicos y los operativos, y se centran en actividades como la capacitación y el mantenimiento, hasta el seguimiento, medición, y actividades destinadas a mejorar la eficiencia y satisfacción del cliente. 
Además, los procesos se pueden dividir en macroproceso y microproceso. Los macroprocesos son amplios y abarcan las áreas más importantes en la organización, y en el microproceso se observa mayor detalle en los subprocesos.
 
Sin embargo, podemos definir a un proceso a partir de: 
1.Identificar a los clientes y sus requisitos del proceso. 
2. Determinar las salidas del proceso (productos y especificaciones). 
3. Identificar las entradas (insumos, requisitos y proveedores). 
4. Establecer las actividades del proceso, especificando su inicio y fin. 
5. Identificar las relaciones entre procesos. 
6. Implementar mecanismos de control para supervisar el proceso. 
7. Establecer indicadores de desempeño para medir su eficacia. 
8. Documentar el proceso.
 
No obstante, es importante reconocer que la interpretación de los procesos puede ser complicada debido a varios factores:
 
  • Los procesos se representan de manera ideal, a menudo alejados de la realidad
    de su ejecución.
  • Los participantes pueden omitir información relevante.
  • Pequeños bucles o detalles aparentemente irrelevantes pueden pasar
    desapercibidos.
  • Los involucrados pueden no entender completamente cómo funciona el
    proceso en la práctica.
  • A veces, se utilizan diagramas desactualizados que no reflejan los cambios
    realizados.
Por lo que mejorar un procesos debe ser «tarea constante», considerando los tres elementos clave en un sistema son:
  1. Eficacia o efectividad.
  2. Eficiencia.
  3. Flexibilidad.

Al mejorar los procesos, se puede lograr la reducción de costos, aumentar la competitividad y la innovación.

¿Cómo podemos comprender mejor los procesos?

Una forma efectiva de comprender y mejorar los procesos es la representación gráfica. El mapeo de procesos implica crear un mapa visual de un proceso de trabajo, lo que proporciona claridad y facilita la identificación de áreas de mejora. Además, puede ser útil para la capacitación de nuevos empleados y la documentación de procesos. 

El mapeo de procesos sigue un enfoque estructurado: 
 
  1. Seleccionar el proceso a documentar.
  2. Recopilar información relevante sobre el proceso. 
  3. Analizar la información recopilada.
  4. Desarrolla un documento que servirá como guía y referencia para futuras acciones.
En los procesos comprender su definición, características, clasificación y mejora es esencial para garantizar el éxito de una organización, por lo tanto, la representación gráfica y la documentación son necesarios para optimizar las operaciones, y poder aumentar la satisfacción del cliente.